„Tohle bude jen na chvilinku, můžeš?“ Případně rovnou těžší kalibr: „Mám pro tebe takovou výzvu.“
I takhle se projevují ASAPáci. Kolegové, kteří všechno potřebují As Soon As Possible, tedy HNED. Jak s nimi jednat a jak jim kulantně vysvětlit, že nejste expresní automat na plnění jejich požadavků?
Žonglování s prioritami
Možná i vaše vyrovnané pracovní tempo někdy narušil e-mail s ASAP zadáním. Jeho pisatel očekával, že všeho necháte a budete se okamžitě věnovat jeho obsahu. Co když ale nemáte čas? A jeho nedostatek vás nutí ošidit práci na kvalitě nebo v kanceláři strávit pár hodin navíc? Ideální není ani jedna varianta. Zvláště pokud nejde o výjimečnou situaci a podobné urgentní úkoly u vašeho pracovního stolu přistávají častěji.
Čím víc ASAPů, tím víc důležitosti?
Je jasné, že v některých situacích se ASAP zadáním téměř nedá vyhnout. Vysloveně nezdravé však je, když se zbrklé úkolování na poslední chvíli stane denní rutinou. Běžnou praxí, která ve skutečnosti není ničím jiným než špatně zorganizovanou prací s puncem neodkladnosti. Praxí, která často vede k instantním řešením a zkratkovitosti. K chybám.
Čím více ASAP zadání dostáváme, tím nižší váhu pro nás mají. Což se nakonec může vymstít. Protože v momentě, kdy bude nějaká záležitost opravdu urgentní, můžeme být vůči ASAP výkřikům natolik imunní, že jim nebudeme přikládat vlastně žádnou váhu.
Cesta k vyhoření
Jason Fried a David Heinemeier Hansson ve své knize Restart tvrdí, že ASAP je smrtelný jed, který vytváří umělý stres a vede k vyhoření a mnohem horším problémům. Dále říkají: „Výraz ASAP způsobuje inflaci. Devalvuje jakýkoli požadavek, který ASAP u sebe napsané nemá. Jediným způsobem, jak dosáhnout dokončení projektu, se najednou stává přilípnutí nálepky ASAP.“
Označení as soon as possible přitom může poznamenat fungování celého kolektivu. „Členy týmu ovlivňuje spíš negativně,“ vysvětluje projektový manažer Mira Vlach. „Mají pocit, že musí všeho nechat a sklouzávají k neefektivnímu multitaskingu,“ popisuje své zkušenosti z desítek projektů.
Za vyrušení platíme 15minutovou daň
Samotný multitasking, tedy souběžné vykonávání několika činností nebo časté přechody mezi nimi, má na produktivitu fatální dopady. Vědci dokázali, že za každé vyrušení zaplatíme daň v podobě 15 minut času. Tak dlouho totiž trvá, než se mozek znovu plně soustředí na původní činnost.
5 tipů, jak na ASAPáky
Co tedy na kolegy, kteří chtějí všechno hned, platí? Tady je 5 zaručených tipů:
1. Buďte upřímní. Pokud vás stresuje, když na vás v předmětu e-mailu číhá ASAP zadání, nenechávejte si to pro sebe. Požádejte kolegu, aby vám místo toho raději dal termín, kdy výstup potřebuje.
2. Vyjasněte si to. Když vás kolega požádá o vyřízení urgentní záležitosti, která zaručeně zabere „maximálně deset minut“, neváhejte se zeptat, proč si myslí, že je to takhle jednoduché. Možná vůbec netuší, jak je práce na podobném úkolu náročná jen proto, že ji nikdy nedělal.
3. Táhněte za jeden provaz. Existují lidé, kteří si myslí, že právě jejich práce je důležitější než práce ostatních. Patří-li váš kolega do této skupiny, ukažte mu, že se plete. Vyzvěte ho, aby s vámi zhodnotil priority všech úkolů, které máte před sebou a dosáhněte cílů společně jako tým.
4. Zprocesujte to. Dostávají se k vám úkoly, které je nutné vypracovat hned, s určitou pravidelností? Navrhněte, jak by opakující se ASAP zadání mohlo vypadat bez stresu a časové tísně. Vytvořte jednoduchý proces a požádejte kolegu o jeho respektování.
5. Požádejte o pomoc. Jestli vám to všechno přerůstá přes hlavu, nebojte se požádat o podporu. Možná celému týmu pomůže školení osobní produktivity, procesního či projektového řízení nebo jen nezaujatý pohled člověka zvenčí.
Zdroj: jobs.cz
Autor: Tereza Kučáková