Sáhodlouhé porady. Dvě hodiny, možná i víc. V hlavních rolích: powerpoint, nekonečná diskuze a kolegové v polospánku.
Přitom stačí pár změn, trochu otočit myšlení a na porady se můžete dokonce… těšit. Víme, jaké tři triky vám k tomu pomohou.
1. Tužka a velký papír: vizuální myšlení
Zapomeňte na powerpointovou šablonu. Připravte si flipchart, tužku a barevné fixy. Nebojte, nemusíte nic kreslit. Ale zapsat si během porady pár nápadů, co zazněly nebo otázek, které vyvstaly, se může hodit.
A možná, že vám z toho nakonec opravdu vyjde obrázek nebo mentální mapa. Tu si ostatní mohou vyfotit do mobilu. „Mohou tam být zapsané nejdůležitější body nebo akční kroky, které má kdo udělat,“ říká Marcela Janíčková, autorka projektu Visual Coach a lektorka vizuální facilitace.
Pozdější pohled na jeden vyfocený obrázek lidem pomůže mnohem víc, než pětistránkový zápis z porady. Nebo opravdu znáte někoho, kdo by jej četl?
↑ „Zápis” z porady může vypadat třeba takto.
2. Zapojte a rozhýbejte ostatní
Jasně, že na poradě nemluví jen jeden člověk a zapojují se i ostatní. Pokud ale chcete druhé opravdu vtáhnout, musíte na to jinak. Vzbudit dojem, že porada je „jejich“.
Manažer nemusí vést celou poradu sám, může mít v hlavě jen hrubý scénář. A motivovat ostatní, aby se na něm podíleli a pověděli ostatním své postřehy nebo zajímavosti „z terénu“.
„Šéf týmu může třeba požádat obchodníka, aby na příští poradě povyprávěl o tom, jakými cestami se dobral nějakého výsledku,“ říká Marcela Janíčková. Tím se rozproudí nálada sdílet zkušenosti a nápady, ne touha si poradu jen odsedět.
„Když se lidé stanou spolutvůrci meetingu, mnohem lépe si zapamatují probírané informace a také se na porady ochotněji připravují,“ říká Kateřina Koželská, autorka a koučka Visual Coach.
3. Ukažte, co děláte… a získejte druhé pro svou věc
Situace: máte za úkol uspořádat menší konferenci a potřebujete, aby vám s tím pomohli tři kolegové. Co uděláte? Jasně, svoláte poradu. Na ní můžete ostatní úkolovat a pak je kontrolovat. A nebo je raději získat na svou stranu.
„Můžete přinést nápad a jen stručně nastínit, o co se jedná. Nechte kolegy, aby vám řekli, co si o tom myslí a co by je samotné na tom bavilo. Pravděpodobně vám odkryjí další úhly pohledu, které vás ani nenapadly,“ říká Kateřina Koželská.
Stejně jako u bodu 1 si vezměte na pomoc flipchart a vizualizujte. Jednoduché symboly a klíčová slova si lidé zapamatují víc, než dlouhé řeči o firemní strategii. Takto vedené porady budou výrazně kratší a budou vás více bavit.
Zdroj: jobs.cz
Autor: Jana Kutarňová